Er is al heel wat geschreven en heen en weer gepalaverd over de zin en onzin van functiebeschrijvingen in een organisatie.
Bij deze, formeel: onze ervaring heeft ons geleerd dat een functiebeschrijving absoluut onontbeerlijk is in elk bedrijf, ongeacht de grootte en de activiteit.
Een functiebeschrijving leidt dus niet tot een nutteloos ophokken van taken, noch tot het schrappen van de creativiteit van de medewerker, noch tot het dwarsbomen van wijzigingen in de kernactiviteiten van het bedrijf, noch vormt het een totaal overbodige aanvulling bij de arbeidsovereenkomst.
Simpel: wanneer je een functiebeschrijving opmaakt, zal je snel een duidelijk overzicht krijgen van de logische opsplitsing van taken en verantwoordelijkheden binnen jouw organisaties. Wat je dan weer de mogelijkheid biedt om mogelijke ongewenste of nutteloze overlappingen snel recht te zetten.
Weet ook dat een functiebeschrijving jou in de mogelijkheid zal stellen om bepaalde taken te delegeren; de verantwoordelijkheden van jouw medewerkers worden zo immers duidelijk bepaald en de persoon weet heel goed wat er van hem verwacht wordt.
En jij kan je meer gaan focussen op jouw eigen verantwoordelijkheden en op de bedrijfsstrategie, op een rendabele toekomst dus.
Verder vormt de functiebeschrijving ook een basis voor de evolutie van de medewerker. Het document dient dan als leidraad bij functionerings- en evaluatiegesprekken, een coaching tool als het ware, een motiverende factor ook voor jouw medewerker.
En denk je dat iemand klaar is voor een andere functie? Neem er dan de functiebeschrijving van de nieuwe functie bij en evalueer op basis daarvan het potentieel van de persoon.
Met een opsomming van de taken weet jouw toekomstige medewerker ook wat hem te wachten staat. Wanneer je dus een vacature opstart, kan je best de functiebeschrijving al bij de hand houden. En kan je vervolgens jouw kandidaat ook doorlichten met behulp van het document.
Tot slot, nog enkele tips: hou het simpel wanneer je een functiebeschrijving opstelt. Gebruik geen voor de medewerker moeilijke woorden of terminologieën. Vorm eenvoudige zinnen bij de omschrijving van de taken. En beperk de taken tot de grote noemers, de hoofdstukken, met telkens een summiere en ondubbelzinnige uitleg.
Succes!
Op de hoogte blijven van onze blogs? Volg ons op social media en kom als eerste te weten wanneer een blog online komt.
